Автоматизация бизнес процессов в бухгалтерском аутсорсинге: как сделать и зачем нужна
Современный бизнес требует максимально много внимания к себе. Огромное количество отчетности и аналитической работы при неправильном управлении и распределении времени может буквально “затопить”.
Управлять таким бизнесом, как бухгалтерский аутсорсинг, непросто, в нем много рутинной, однотипной, повторяющейся деятельности. Именно автоматизация таких бизнес процессов позволяет добиться от бизнеса и сотрудников максимальной эффективности и продуктивности при выполнении работы и бизнес задач.
В статье подробнее поговорим о том, что такое автоматизация для обслуживающей бухгалтерии, как и чем она может помочь бизнесу, облегчить жизнь и снять боли руководителя, учредителя, а также дисциплинировать сотрудников аутсорсинговой бухгалтерии. Помимо этого, рассмотрим какие бизнес цели можно решить с ее помощью.
Автоматизация в аутсорсинге бухгалтерских услуг
Автоматизация бизнес процессов в аутсорсинге бухгалтерии представляет собой делегирование рутинных задач, которые остаются неизменными от периода к периоду и контролируются вручную (отправка отчетности, согласование и оплата налогов и взносов, заведение первичных документов, закрытие периода, коммуникации с клиентами, контроль оплаты услуг за обслуживание и т. д.). Таким образом, можно снизить нагрузку на сотрудников, уменьшить ежемесячные расходы предприятия и добиться повышения эффективности бизнеса.
По своей сути автоматизация – это оптимизация бизнеса, которая позволяет освободить время руководителя и сотрудников предприятия для выполнения более важных задач, чем постоянная рутина.
Автоматизация бизнес-процессов в аутсорсинговой бухгалтерии позволяет бухгалтеру на аутсорсинге сосредоточить внимание на выполнении конкретных обязанностей и не тратить время на контроль рутинных повседневных процессов. Руководитель аутсорсинговой бухгалтерии видит в онлайн режиме процесс работы основного производства, контролирует нагрузку сотрудников, справедливо рассчитывает вознаграждение сотрудников и стоимость услуг для клиентов.
В рамках автоматизации бизнес процессов используется специальное программное обеспечение и технологии, позволяющие оптимизировать бизнес и снизить трудозатраты. После успешного внедрения автоматизации – бизнес перестает быть самоистязанием для собственника.
Преимущества автоматизации
У программы автоматизации бизнес процессов имеется масса преимуществ. Наиболее очевидными являются следующие моменты:
- оптимизация расходов предприятия – автоматизация контроля работы бухгалтерии, в частности, рутинных задач снижает трудозатраты сотрудников и позволяет направить силы на повышение квалификации, подготовку регламентов и самоконтроль;
- исключение ошибок – человеческий фактор никто не отменял, поэтому автоматизация имеет преимущество в виде безошибочности;
- снижение нагрузки на руководителя – автоматизация упрощает работу управленца (актуально даже для небольших предприятий) и освобождает время для развития и масштабирования;
- прозрачный контроль – для оценки качества оказываемых услуг не нужно тратить много времени, все как на ладони и всегда под рукой в мобильном телефоне. Система контроля интуитивно понятна и прозрачна;
- честные взаиморасчеты – возможность устанавливать справедливые тарифы, не дарить услуги, контролировать дебиторскую задолженность.
Услуги:
- учет клиентов и коммуникаций – по итогам проведения опроса среди коллег стало очевидным, что многим не хватает порядка в коммуникациях. Кроме того необходима структурированная клиентская база;
- автоматизация основного производства бухгалтерской компании – внедрение контроля за сотрудниками и параллельная помощь в выполнении своей работы четко и грамотно. Наш продукт позволяет не только контролировать работу коллег, но и оказывает им помощь в работе. Автоматизация бизнес процессов компании снижает количество ошибок и трудозатраты;
- автоматизация отдельных процессов в бухгалтерии, таких как, например, патентная система налогообложения (патент). Казалось бы простейшая система налогообложения, но как много нюансов. Автоматизация поможет избежать просрочек и точно отследить такие важные моменты, как: контроль сроков подачи заявления на патент; контроль выдачи патента налоговой; контроль своевременной оплаты налогов и взносов; контроль отправки уведомлений на уменьшение налога; контроль базы для начисления 1% взносов с дохода свыше 300 тыс. руб.; контролировать отдельно патенты, даже если их несколько и они в разных регионах.
- увеличение дохода предприятия – делегирование задач, упрощения контроля и процесса сбора отчетности позволит руководителю посвятить свое время расширению бизнеса, проработке маркетинговой стратегии. Это происходит благодаря тому, что многие вопросы решаются автоматически и сотрудникам нет необходимости обращаться к руководителю по каждой мелочи. Когда бизнес работает, как швейцарские часы, он приносит хорошие деньги. Вклад в систему автоматизированного управления аутсорсинговой компанией окупит себя за пару месяцев.
Кроме того компании, которые уже внедрили в свою работу автоматизацию, отмечают, что у системы есть и другие преимущества. В частности это:
- экономия времени – больше никакая рутина не съедает драгоценные часы и их можно потратить на развитие, обучение или продумывание бизнес стратегии;
- эффективность бизнес процессов – снижение влияния человеческого фактора – это главный момент и ключевое преимущество автоматизации. Именно это и повышает эффективность бизнес процессов.
Каких целей помогает добиться автоматизация?
Автоматизация в аутсорсинговой бухгалтерии не только оптимизирует трудозатраты и финансовые расходы компании, но и позволяет решить сразу еще несколько других вопросов. В частности:
- автоматизация повторяющихся циклических процессов – например, сдача отчетности в социальный фонд или ФГИС ЗЕРНО или другие похожие Федеральные государственные информационные системы, Федеральную налоговую службу и другие органы, куда предприниматель обязан регулярно отчитываться;
- повышение качества обслуживания клиента – например, прием заявок или расчет стоимости услуг при автоматизации производится быстрее. Клиенту не нужно ждать пока ему ответит оператор, можно оставить заявку на обратный звонок или расчет и с ним свяжутся как только все будет готово. Это нравится многим людям, так как современный ритм жизни обязывает нас максимально ускориться;
- легкий контроль за процессами – главный бухгалтер или сам руководитель видит все процессы, которые происходят на предприятии и может учитывать эффективность своих сотрудников, определить, какие именно вопросы нуждаются в оптимизации и внедрить ее, не прибегая к угадыванию, а делая это все продуманно и на основе анализа имеющихся объективных данных;
- интерактивное управление структурой компании – автоматизация позволяет оптимизировать расходы, амортизацию и управлять структурой компании более эффективно;
- управление рабочим временем сотрудников – при помощи систем и программ автоматизации можно настроить рабочие графики сотрудников, графики отпусков и выходных дней, согласовывать их на разных уровнях, что позволит контролировать время труда и отдыха сотрудников и избегать переработок;
- прозрачная система премирования – благодаря прозрачности системы работы, понятно, кто и сколько времени потратил на работу, какие задачи выполнил и был максимально эффективным для компании. Это создает прозрачную систему премирования, которая без комментариев понятна и доступна для понимания всем сотрудникам без исключения;
- избавление от убыточных операций и клиентов – благодаря тому, что в системе отражаются все трудозатраты, у руководителя наступает понимание того, какие ниши нерентабельны и нужно либо повышать стоимость, либо отказываться от какого-то вида услуг. Таким образом можно обнаружить те места, которые действительно нуждаются в оптимизировании финансовых расходов. Это позволит наиболее эффективно распределить денежные средства и, вероятно, перенаправить их излишек на что-то более существенное и важное для развития компании;
- масштабирование бизнеса – автоматизация позволяет разделить головной офис и филиалы, отделы и т.д. и т.п. Масштабировать ваш бизнес так, как вам будет удобно взаимодействовать с ним, настраивая все процессы, контролируя, отслеживая и анализируя их;
- систематизация клиентской базы – при автоматизации можно настроить единую систему, подобную телефонной книге, в которой будут храниться данные всех клиентов. Это очень удобно, особенно, если вы занимаетесь бухгалтерией на аутсорсинге, мы знаем, как много нюансов у каждого из клиентов (необходимость согласования налогов, формат работы с расчетным счетом, работа с лесом, алкоголем и т.п.). Функционал позволит настроить дополнительно и рассылку важных сообщений, например, о том, что через 3 дня наступает срок уплаты налогов или выплата заработной платы и т.п.;
- мультиофис — все каналы коммуникаций в одном окне – это очень удобно. Не нужно настраивать никаких других каналов. Это удобно для коммуникации и заказчику и исполнителю. Коммуникация происходит в одном окне и не нужно переключаться между мессенджерами. Это комфортно для всех;
- интерактивная база знаний, где содержатся все регламенты/инструкции – еще один приятный и важный бонус. Подчиненные ну будет задавать вопросы как поступить в той или иной ситуации, при поступлении вопроса – дается ссылка на регламент. Если такого регламента нет, это отличный повод изучить сотруднику все нюансы, составить регламент и получить за это вознаграждение. Руководителю нужно лишь проконтролировать процесс, а не сделать все за сотрудника;
- гибкая настройка управленческой отчетности – в каждом бизнесе свои особенности, поэтому сбор и анализ сведений для отчетности тоже должен быть разносторонним. Программа автоматизации позволяет собирать данные о затраченном времени на телефонные переговоры, контролировать своевременность оплаты услуг, следить за нагрузкой сотрудников бухгалтерии, следить за количеством поступающих заявок от потенциальных клиентов, анализировать рентабельность каждого вида услуг, оценивать эффективность работы каждого сотрудника и многое другое;
- выход владельца/руководителя из операционки – когда процессы автоматизированы и отлажены, руководителю уже не нужно каждую секунду киснуть в операционке, а выборочно проверять участок работы;
- повышение качества продукта – благодаря тому, что снижен человеческий фактор и произведен контроль, качество конечного продукта повышается, что делает его более привлекательным для конечного потребителя. Например, та же система автоматизации больше не требует знаний конструктора. Настроим и подключим, а владельцу аутсорсинговой бухгалтерии остается только пользоваться конечным продуктом и радоваться освобождению от рутины.
Кому нужна автоматизация?
Автоматизация бизнес процессов пригодится на любом предприятии. В данной статье мы говорим конкретно об автоматизации в аутсорсинговой бухгалтерии. К потребности в автоматизации нужно созреть. Когда осознание приходит, то вначале кажется, что это должна быть волшебная таблетка, конвейер, который включает работу нажатием одной кнопкой, из всех возможных программ и ресурсов через интеграции собираются сведения, обрабатываются и собираются в отчеты. Это не так. Мы прошли через этапы поиска идеального программного продукта, поняли, что такого нет и создали его своими силами, теперь готовы предложить его своим коллегам!
