Вступление
Рабочие процессы требуют от бухгалтера максимальной сосредоточенности и сконцентрированности на выполнении задач. Бухгалтер на аутсорсинге, особенно, если он ведет несколько организаций, должен быть внимателен.
Бухгалтерия – это финансы, поэтому так важно своевременно сдать отчетность и не пропустить ничего: своевременно подготовиться к аудиторской проверке, подать декларацию и сдать другую отчетность. Постоянный режим многозадачности!
Как успеть все и не выгореть и о том, как автоматизация рабочих процессов способна помочь при решении вопросов тайм-менеджмента, расскажем подробнее в статье ниже.
Почему важно планировать каждый рабочий день?
Планирование рабочего дня – это важный аспект для повышения продуктивности, работоспособности и эффективности работы.
Планирование и автоматизация процессов помогут руководителю компании:
- более эффективно использовать свое время;
- следить за прогрессом выполнения заданий;
- устранять отвлекающие факторы и сосредоточиться на приоритетных задачах.
Для сотрудника на “удаленке” это особенно важно. Ведь многие работают из дома и это является сильным отвлекающим фактором. Нужно успеть выполнить не только рабочие задачи, но и уделить внимание ежедневным бытовым мелочам. Многие бухгалтера на аутсорсинге, работая из дома, вынуждены отвлекаться на множество других задач: готовку, помощь ребенку с уроками, выгул питомца и т.п.
При правильном планировании своего рабочего дня, можно создать комфортный график, в который уместится и рабочие задачи и бытовые мелочи, и отдых, и развлечения. Использование базовых правил тайм-менеджмента и автоматизация задач бухгалтерского учета можно работать экологично и избежать стресса, который был бы неизбежным в другой ситуации.
Рассмотрим подробнее оба эти аспекта и их ценность для экологичного планирования рабочего времени и повышения эффективности работы бухгалтера на аутсорсинге.
Что такое тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент с английского языка переводится, как “управление временем”. Этот подход является научным и подразумевает организацию времени, умение планировать каждый день, распределять время так, чтобы его использование было максимально эффективным.
Благодаря этому, жизнь человека, владеющего приемами тайм-менеджмента, становится более комфортной и насыщенной. Управление временем позволяет ему проводить меньше времени на работе, но при этом получать максимальную отдачу.
Интересно, что, благодаря тайм-менеджменту, происходит повышение эффективности труда как отдельного человека, так и команды в целом. Специалист, который способен планировать собственный день, будет востребован на рынке труда.
Правила планирования дня
- Планируйте все заранее. Это позволит продумать, выстроить и получить максимально четкий план действий. Имея план, бухгалтер будет точно знать, на каких задачах ему следует сфокусироваться.
- Учитывайте время, которое уходит на выполнение той или иной задачи. Нельзя уложить в один день недельный график.
- Будьте реалистом. Планируйте время на выполнение каждой задачи с небольшим запасом и не забывайте о перерывах, которые дадут Вашему мозгу отдых.
- Распределяйте рабочее время в соотношении 60/40%, где 60% времени отводится на работу и 40% — на различные форс мажоры и отдых между задачами.
- Самые трудозатратные задачи выполняйте в начале.
- Учитывайте биоритмы. Если Вы – сова, то оставьте важную работу на вторую половину дня, а если жаворонок, то на первую. Это позволит минимизировать риск ошибок, допущенных по невнимательности.
- Работайте по графику. Ночные смены никому не добавляют здоровья.
Польза тайм-менеджмента для бухгалтера аутсорсера
Благодаря владению навыками тайм-менеджмента, бухгалтер-аутсорсер получает выгодное преимущество на рынке труда, при сравнении его с коллегами. Такой бухгалтер будет полезен бизнесу и поможет руководителю добиться более высоких результатов, чем его коллеги, не владеющие этими навыками.
Тайм менеджмент будет полезен:
- при планировании своего рабочего дня так, чтобы своевременно были выполнены все задачи;
- для повышения эффективности работы и достижения более высоких результатов при условии
- снижения трудозатрат и времени на выполнение текущих рутинных обязательств.
Как автоматизация процессов помогает при планировании рабочего дня?
Очень многие бухгалтера сталкиваются с проблемой рутины. Многие допускают ошибки, которые напрямую зависят от влияния на бизнес процессы человеческого фактора. К сожалению, людям свойственно отвлекаться, переживать, ставить личные интересы выше интересов компании и т.д. Человек может заболеть, быть расстроен и т.д. Все это может привести к ошибкам и ущербу для бизнеса.
При автоматизации процессов аутсорсинговой бухгалтерии этого не произойдет. Роботы не испытывают эмоций, они не отвлекаются и не устают. Поэтому автоматизация аутсорсинговой бухгалтерии – отличное решение для бизнеса.
Для руководителя такое решение наиболее оптимально, так как позволит избежать лишних расходов и позволит сэкономить на штатном расписании.
Автоматизация позволяет руководителю решить несколько ключевых вопросов:
- автоматизировать повторяющиеся циклические процессы в работе бухгалтера;
- повысить качество обслуживания клиента;
- легко осуществлять контроль за процессами;
- осуществлять интерактивное управление компанией;
- управлять рабочим временем сотрудников;
- получить прозрачную систему премирования;
- избавиться от убыточных операций и клиентов;
- масштабировать бизнес;
- систематизировать клиентскую базу;
- получить все каналы коммуникации в одном окне;
- получить интерактивную базу знаний, в которой содержатся все инструкции и регламенты,
- которые могут потребоваться бухгалтеру на аутсорсинге;
- настроить управленческую отчетность под себя.
Преимущества автоматизации
Сегодня мало кого можно удивить бухгалтерией на аутсорсинге. Сегодня многие предприниматели выбирают именно такой путь, потому что он позволяет экономить ресурсы фирмы.
Автоматизация призвана помочь бизнесмену и бухгалтеру на аутсорсинге планировать собственный рабочий день таким образом, чтобы успевать выполнить все срочные и текущие задачи в максимально короткий срок.
Благодаря автоматизированному планингу, постановке задач и контролю за их исполнением, руководителю не нужно вручную отслеживать каждый процесс и лично связываться с каждым сотрудником для постановки задач или принятия результатов. Все процессы автоматизированы и гарантируют своевременное исполнение всех операций.
Автоматизация снимает с сотрудника часть рутинных задач и помогает:
- ставить четкие цели, что помогает сотруднику понять, что нужно делать в первую очередь и как расставить приоритеты;
- создать подробный и четкий план действий – конкретный перечень задач, который приведет к получению нужного результата – для каждого сотрудника;
- сформулировать четкие и понятное описание для каждой задачи, поставленной перед бухгалтером на аутсорсинге и указать конечный результат, которого он должен достичь в идеале;
- позволит проверить и скорректировать план в соответствии с приоритетами компании, а дальше следить за его выполнением в течение недели;
- отслеживать задачи, над которыми работает команда, и более эффективно управлять ее работой, добиваясь высоких результатов.
Краткие выводы
- Первый аспект повышения продуктивности – планирование (даже краткосрочное) позволит бухгалтеру сосредоточиться на самых важных задачах, а руководителю компании верно расставить приоритеты и легко переключаются между задачами. Все это повысит продуктивность отдельного сотрудника и команды в целом.
- Второй важный аспект повышения продуктивности – автоматизация рабочих процессов. Автоматизация освобождает время для выполнения более важных задач, снимает с бухгалтера на аутсорсинге рутинные задачи, снижает риск ошибок, сделанных по причине человеческого фактора. Чем меньше ошибок совершают сотрудники, тем выгоднее это для руководителя. Такой фирме будет больше доверия со стороны бизнес-партнеров.
- Благодаря автоматизации задач бухгалтерского учета, будет своевременно сдана отчетность, произведена оплата по налоговым поручениям и т.д. Для бизнесмена такой подход к работе максимально актуален, так как позволяет сосредоточиться на масштабировании и развитии бизнеса, а не на контроле за мелкими операциями.
- Автоматизация аутсорсинга бухгалтерии позволит бизнесмену получить не только удаленный формат бухгалтерии, который позволит снизить расходы на операционку, но и настроить работу аутсорсинга “под себя”, что еще больше повысит комфорт от использования бухгалтерского аутсорсинга. Оплата производится только за оказанные услуги.
- Бухгалтер на аутсорсинге, руководитель предприятия или бизнесмен, который владеет приемами тайм-менеджмента и использует автоматизацию бухгалтерских процессов, работает более эффективно, чем его коллеги. По этой причине его кандидатура более востребована на рынке труда. Бизнес заинтересован в высокопродуктивных специалистах и решениях, одним из которых и является автоматизация бухгалтерии.
