Кому подойдет наша автоматизация?
Почему именно мы?
Наш продукт представляет собой комплексную автоматизацию бухгалтерии. Он создан на базе конструктора бизнес-процессов Планфикс. Это позволяет решить максимальное количество задач и настроить продукт в соответствии с индивидуальными запросами и нуждами клиента. Главное преимущество нашего продукта заключается в том, что он был разработан нами – это делает его уникальным и гибким.
Автоматизация бухгалтерии позволяет решить сразу несколько вопросов
Автоматизация повторяющихся циклических процессов
Повышение качества обслуживания клиента
Легкий контроль за процессами
Интерактивное управление структурой компании
Управление рабочим временем сотрудников
Прозрачная система премирования
Избавление от убыточных операций и клиентов
Масштабирование бизнеса
Систематизация клиентской базы
Мультиофис — все каналы коммуникаций в одном окне
Интерактивная база знаний, где содержатся все регламенты/инструкции
Гибкая настройка управленческой отчетности
Выход владельца/руководителя из операционки
Отзывы наших клиентов
ИП Баштинский А.И.
Решил поделиться своей историей. В начале 2010-х гг. открыл свои бизнес в сфере оптово-розничной торговли природным газом. Естественно, в фирму потребовался бухгалтер. К сожалению, не вышло найти штатного специалиста, а услугами фрилансеров пользоваться не очень комфортно. В 2012 году, когда бизнес начал набирать обороты нашел компанию ООО “Бизнес-сервис”. За 10 лет сотрудничества мой бизнес существенно расширился. В настоящий момент отдал на аутсорс уже две компании на общей системе и ИП на общей системе. Перевел на обслуживание в “Бизнес-сервис” и ИП жены. Очень доволен сотрудничеством, никогда не было никаких проблем. Благодаря помощи ребят из ООО “Бизнес-сервис” получал неоднократно льготные кредиты. До того и не знал, что так можно. Спасибо, что подсказали и помогли собрать нужный пакет документов. Когда переводил вторую свою фирму от штатного бухгалтера на аутсорс, так вышло, что не было ничего, никакой системы учета отчетности. Думал пропало дело, но опытные сотрудники ООО “Бизнес-сервис” восстановили учет за 3 года без проблем. Они буквально подразделение, без которого сложно представить бизнес. Благодарен за то, что не раз спасали от ФНС и постоянно оптимизируют налоговую нагрузку. Рекомендую их всем знакомым.
ООО Металлоптторг
Компания “Бизнес-сервис” знакомы нам с конца 2010-х гг. Наша фирма занимается оптово-розничной продажей металлопроката. Есть подразделение по производству оборудования для сельхозтехники. Еще на старте бизнеса столкнулся с вопросами при регистрации компании. Хотелось сделать все максимально правильно, по закону и выгодно для себя. Знакомый, у которого уже была фирма, посоветовал обратиться в ООО “Бизнес-сервис”, которые вели ему бухгалтерию на аутсорсе. Оказались очень толковые ребята. Проконсультировали четко и по делу, все разъяснили, на все вопросы дали исчерпывающие ответы. Когда встал вопрос о найме бухгалтера, решил, что лучше довериться проверенным специалистам. Несколько лет обслуживался в “Бизнес-сервис”, но после увеличения количества первичной документации, нанял сотрудника на заведение первички в штат. За “Бизнес-сервис” осталась функция главного бухгалтера. Они постоянно контролируют показатели, оптимизируют налоги. Очень доволен, что всегда согласовывают суммы прогнозируемых налоговых платежей. Это очень удобно. Если возникают какие-то вопросы по бухгалтерии или бизнесу, всегда можно позвонить, проконсультироваться. В 2022 открыли второе юридическое лицо для другого вида деятельности и также доверили бухгалтерию, в частности функции главного бухгалтера, ООО “Бизнес-сервис”
ИП Шевченко М.И.
У меня небольшое предприятие. Занимаемся как розничной торговлей, так и установкой окон и дверей. Работаем на рынке с начала 2010-х. Было много всего: штатный бухгалтер и фрилансеры. Никто не вкладывался в работу на 100% или просто не имел такого опыта, как девочки из ООО “Бизнес-сервис”! Они просто волшебницы! Когда уже отчаялись найти нормального бухгалтера, нам посоветовали поискать аутсорс. И в 2018 году мы нашли эту замечательную компанию. Просто задышали полной грудью, когда смогли доверить ведение налогов сотрудникам “Бизнес-сервис”. С 2018 года работаем и не нарадуемся. Никаких проблем с ФНС, вся отчетность сдается в срок и как надо. Сколько было плановых проверок – всегда все идеально! Такая же картина и с бухгалтерией в сфере кадрового учета. Никогда никаких вопросов. Бизнес заработал, как супер надежные швейцарские часы. Мы очень довольны сотрудничеством и его результатами! Рекомендую эту фирму, как проверенного и надежного партнера.
Глава КФХ Комков А.И.
Делюсь своей историей бизнеса. С детства мечтал жить в деревне и заниматься сельским хозяйством. Очень люблю поля и запах свежеубранного зерна. Когда вырос, мечта осталась, однако пришло понимание того, что построить бизнес не так просто, как может показаться на первый взгляд. Выращиванием зерновых культур занимаюсь с начала 2010-х. Долгое время у меня был штатный бухгалтер. Неприятно вспоминать, но в один момент она просто отказалась работать. Оставила огромную кипу бумаг и исчезла в неизвестном направлении. К сожалению, я не разбираюсь в нюансах бухгалтерии, да и времени на это особо нет. Конечно, сотрудникам налоговой так не скажешь, поэтому вынужден был срочно искать замену. В ИФНС мне посоветовали компанию ООО “Бизнес-сервис”. Я обратился к ним за помощью и ни разу не пожалел. Сотрудничаем с 2015 года и за это время они мне очень сильно помогли в развитии бизнеса. Просто задышал полной грудью, начал больше времени уделять развитию своего дела, так как никто не дергает и не отвлекает, не нужно самостоятельно ездить и сдавать отчеты в разные инстанции. Специалисты из “бизнес-сервис” не только в сжатые сроки восстанавливали учет за три года, но и откорректировали все отчеты. Ни минуты не сомневался, когда принял решение отдать им полностью налоговый, бухгалтерский, кадровый учет, работу и расчеты с поставщиками, подрядчиками и покупателями. Благодарен искренне за помощь в получении субсидий от государства. Не знал о многих тонкостях. Неоднократно сопровождали и оформляли сделки на площадках ФГИС Зерно и Цербер. Рад, что есть такая фирма – это огромная помощь предпринимателям!
ИП Тупиха Д.Ю.
Наша компания занимается строительством как жилых, так и нежилых помещений. После расширения бизнеса и старта портала госзакупок, решили принять участие в электронных торгах. Однако не имели ни малейшего понимания о том, как правильно подготовиться к этому и какие нужны документы. Решили не заниматься “самопальством”, а нанять опытного специалиста. В результате вышли на компанию ООО “Бизнес-сервис”, которая оказывала услуги консультанта. С 2021 года началось наше сотрудничество. За минувшие 1,5 года приняли участие в нескольких торгах и успешно закрыли несколько тендеров. Очень благодарны за помощь в сопровождении участия в электронных торгах. Остались довольны уровнем оказанных услуг и заключили также договора на ведение бухгалтерского, кадрового и налогового учета. Благодарны за помощь в подготовке документации и за сопровождение получения льготного кредита по программе поддержки МСП. Компания ООО “Бизнес-сервис” – наш надежный партнер. Всегда можно обратиться с любым вопросом по бухгалтерии или налогам, уточнить, проконсультироваться. Ответы всегда исчерпывающие, а консультации полноценные. Довольны плодотворным сотрудничеством и с удовольствием рекомендуем своим знакомым.
Преимущества
Автоматизация процессов
Благодаря настраиваемой системе, можно свести рутинные процессы к минимуму. Роботы выполнят все однообразные процессы, но при этом заказчик будет общаться с живым человеком, а не электронным помощником или ботом.
Оптимизация расходов предприятия
Автоматизация работы бухгалтерии, в частности, рутинных задач снижает трудозатраты сотрудников и позволяет иметь небольшой штат
Исключение ошибок
Человеческий фактор никто не отменял, поэтому автоматизация имеет преимущество в виде безошибочности в расчетах.
Снижение нагрузки на руководителя
Автоматизация упрощает работу руководителя фирмы (особенно, это актуально для небольших предприятий) и позволяет ему уделить больше внимания другим задачам.
Прозрачный контроль
Для оценки качества оказываемых услуг не нужно быть бухгалтером или программистом. Система контроля интуитивно понятна и прозрачна.
Честные взаиморасчеты
У нас приемлемые тарифы и прозрачная система начисления платежей за оказанные услуги.
Услуги
Автоматизация процессов
Благодаря настраиваемой системе, можно свести рутинные процессы к минимуму. Роботы выполнят все однообразные процессы, но при этом заказчик будет общаться с живым человеком, а не электронным помощником или ботом.
Учет клиентов и коммуникаций
По итогам проведения опроса среди коллег стало очевидным, что многим не хватает порядка в коммуникациях. Кроме того необходима структурированная клиентская база.
Автоматизация основного производства бухгалтерской компании
Внедрение контроля за сотрудниками и параллельная помощь в выполнении своей работы четко и грамотно. Наш продукт позволяет не только контролировать работу коллег, но и оказывает им помощь в работе. Автоматизация автоматизация бизнес процессов компании снижает количество ошибок и трудозатраты.
Автоматизация патентного налогообложения
Наш продукт поможет и тем, кто работает на патентной системе налогообложения. Автоматизация поможет избежать просрочек и точно отследить такие важные моменты, как:
•контроль сроков подачи заявления на патент;
•контроль выдачи патента налоговой;
•контроль своевременной оплаты налогов и взносов;
•контроль отправки уведомлений на уменьшение налога;
•контроль базы для начисления 1% взносов с дохода свыше 300 тыс. руб.;
•контролировать отдельно патенты, даже если их несколько и они в разных регионах.
Увеличение дохода предприятия
Делегирование определенных задач роботам позволит руководителю посвятить свое время расширению бизнеса, проработке маркетинговой стратегии. Это происходит благодаря тому, что многие вопросы решаются автоматически и сотрудникам нет необходимости обращаться к руководителю по каждой мелочи. Когда бизнес работает, как швейцарские часы, он приносит хорошие деньги. Вклад в систему автоматизированного управления аутсорсинговой компанией окупит себя за пару месяцев.
Кейс для аутсорсинговой компании
Состав: 8 сотрудников (5 из них работают в офисе, а 3 – удаленно).
Компания предоставляет услуги по обслуживанию клиентам с разной формой: от ИП без сотрудников на патенте до ООО на ОСНО с производственным видом деятельности и штатом в несколько десятков человек.
Задача #1: Организовать учет клиентов и контактных лиц
Было
Ведение списков клиентов в гугл-таблицах. Это создавало сложности при работе с информацией, так как имелось большое количество столбцов с характеристиками клиентов. Было сложно делать отбор по нескольким признакам, распределять клиентов между исполнителями, хранить данные контактных лиц.
Проделанная работа
Создание шаблона компании и контакта компании. Добавление в шаблон всех необходимых полей-признаков. Прикрепление к каждой компании и контакту ответственного сотрудника. Создание полей карточек компании, на которые ориентируются автоматические сценарии конфигурации. Привязка контактных данных (номер телефона и e-mail) представителя каждого контакта клиента.
Результат
Такой подход позволил производить отбор интересующей группы клиентов. Упростил и автоматизировал учет клиентов и контактных лиц.
Задача #2: Наладить процесс коммуникаций между сотрудниками компании и клиентами
Было
Наличие в компании нескольких источников коммуникации: корпоративные мессенджеры, электронная почта, стационарная телефонная связь, корпоративная мобильная связь, личные телефоны сотрудников, (последний пункт был крайне нежелателен).
Проделанная работа
Создание конфигурации «Аутсорсинг бухгалтерских услуг учет клиентов и коммуникаций» системы Планфикс. А именно было выполнено:
1. Подключение IP телефонии (переадресация звонков на корпоративную мобильную связь и стационарный телефон на единый номер). Всем клиентам была сделана рассылка с оповещением о появлении нового номера и запретом на переговоры с сотрудниками по их личным телефонам;
2. Интеграция мессенджеров. Все задачи поступают в систему Планфикс, даже если клиент удалил отправленный комментарий в своем смартфоне, в системе Планфикс комментарий остается;
3. Организация общения между сотрудниками офиса при помощи внутренних задач;
4. Задание в конфигурации настроек подключения ответственных исполнителей, и автоматических напоминаний, что не оставляет задач без ответов.
Результат
Сохранение и защита коммерческой тайны. Налажена работа и коммуникация между сотрудниками компании и коммуникация заказчик-исполнитель. Снятие вопроса с трудностями постановки задач на удаленных сотрудников. Снятие вопроса об оставленных без ответа задачах.
Задача #3: Упаковать все задачи по клиенту в одну группу и назначить исполнителей
Было
Наличие у компании около 100 клиентов с полноценным учетом и около 150 клиентов, которым оказываются периодические услуги по составлению отчетности без ведения учета. У сотрудников нет четкого плана и списка задач по каждой компании-клиенту, исполнители путаются в обязанностях, нет четкого регламента сроков исполнения задач.
Проделанная работа
Запрограммировано создание набора задач по клиенту нажатием одной кнопки, исходя из признаков, установленных в карточке компании. Каждой задаче автоматический сценарий устанавливает регламентированный срок исполнения (сроки отправки отчетности, выплаты заработной платы, закрытия период в 1С и т. д.). Задачам автоматически назначаются исполнители и аудиторы.
Результат
Для каждой компании-клиента создан свой список задач и назначены исполнители. Это позволило повысить уровень ответственности сотрудников-исполнителей, за которыми закреплены те или иные конкретные задачи. Наличие аудиторов позволяет проходить контроль исполнения задачи на нескольких уровнях.
Задача #4: Организовать списки задач для каждого исполнителя
Было
Ведение списков отчетов в гугл-таблицах. После сдачи отчетности, исполнитель вручную отмечает факт сдачи отчета электронным цветным маркером. Это приводит к допущению ошибок.
Проделанная работа
Выполнена настройка планировщиков по видам отчетности с указанием сроков. При этом каждый исполнитель видит только свои задачи. Сотрудники, ответственные за заведение первичных документов и кадровики-расчетчики имеют свои отдельные планировщики, настроенные под их индивидуальные задачи. Создан и настроен отдельный планировщик для руководителя, в котором он видит свод по всем клиентам в целом.
Результат
Организован автоматический контроль за своевременной сдачей отчетности. Человеческий фактор сведен к минимуму. Количество ошибок по срокам сдачи отчетности сведено к нулю.
Задача #5: Организовать процесс работы с патентной системой налогообложения
Было
В связи с тем, что у компании-исполнителя имеется около 100 клиентов-предпринимателей, применяющих ПСН, а также в связи с тем, что у некоторых ИП-клиентов имеется несколько патентов, компании-исполнителю требуется автоматизация контроля за своевременным исполнением принятых обязательств. Отсутствует алгоритм действий на каждом этапе работы и контроль за этим.
Проделанная работа
Создание шаблона задачи со встроенными мини-инструкциями, автоматическими сценариями, напоминаниями и планировщиком задач.
Результат
В результате автоматизации процессов, клиенту отправляется выданный ИФНС патент и напоминание о сроках уплаты налогов и взносов. Исполнитель в отдельном планировщике отслеживает сроки исполнения каждого этапа работы с патентом.
Задача #6: Организовать процесс планирования работы сотрудников
Было
Отсутствие отлаженного процесса планирования деятельности сотрудником компании-исполнителя. У сотрудников отсутствует возможность планировать предстоящую рабочую неделю и согласовывать планы с руководством.
Проделанная работа
Находится в стадии разработки интегратором.
Результат
Сотрудники получат возможность планировать предстоящую рабочую неделю самостоятельно и согласовывать план работ с руководством. Руководитель в отдельном планировщике увидит общую картину происходящего и будет иметь возможность скорректировать планы сотрудников, согласовать или предложить компромисс при утверждении планов на рабочую неделю для каждого из сотрудников.
Задача #7: Организовать процесс выставления счетов и контроля над оплатой со стороны клиента
Было
Отсутствует возможность автоматического выставления и отправки клиентам счетов за обслуживание. При этом важно учитывать, что в счет должны включаться: фиксированная сумма обслуживания и суммы дополнительных услуг оказанных в текущем месяце. Отсутствует настройка отчетов, которые отражают дебиторскую задолженность.
Проделанная работа
Организация процесса фиксации постоянной (ежемесячной) суммы обслуживания фирмы клиента и добавления сумм дополнительных услуг. Была произведена автоматизация и настройка следующей отчетности:
1. Итоги продаж за выбранный период;
2. Итоги оказанных дополнительных услуг в разрезе исполнителей и клиентов за выбранный период (легко рассчитывается вознаграждение исполнителей);
3. Состояние расчетов с клиентами за выбранный период (наличие или отсутствие дебиторской задолженности).
Результат
Задача, поставленная заказчиком на данный момент не реализована в полной объеме. Она находится в стадии разработки интегратором.
Задача #8: Организовать базу знаний для сотрудников с разграничением прав доступа
Было
Отсутствует система подготовки регламентов исполнителями, обязанность лежит на руководителе. Инструкции размещены на гугл-диске с предоставленным правом чтения для всех.
Проделанная работа
Организация процесса фиксации затраченного исполнителем времени на разработку регламента, что позволяет справедливо рассчитать вознаграждение за проделанную работу. Создан шаблон задачи для размещения регламента с правом доступа ответственным лицам. Организована структура регламентов.
Результат
Исполнители заинтересованы в написании регламентов, так как получают справедливое вознаграждение за проделанную работу. Введение в курс должностных обязанностей новых сотрудников стал проще, исполнитель подключается к инструкциям, самостоятельно изучают, проходят тестирование. Сотрудники меньше задают вопросов, ответы есть в базе знаний, если ответ не найден, то готовится недостающий регламент.
«Дебет.Кредит» - симбиоз бухгалтерии и информационных технологий.
Экскурсия по настройке системы для работы бухгалтерии. Делимся с вами своим опытом и знаниями.
